Por que Terceirizar?

Há duas respostas para esta questão: conveniência e o custo/benefício. Enquanto o primeiro pode ser um fator motivado pela decisão tomada em adquirir um sistema de GED, o segundo é a melhor razão para se fazer o investimento.

Um sistema GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS coloca os documentos de arquivos inteiros na ponta de seus dedos, isto pode ser traduzido em economia de tempo e na melhoria de produtividade. Por exemplo, considere os passos exigidos para recuperar um documento em um arquivo tradicional:

1. 1. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo;
   2. Ache o arquivo apropriado;
   3. Ache a gaveta apropriada;
   4. Ache a pasta de papéis apropriada na gaveta;
   5. Ache o documento na pasta de papéis;
   6. Volte à sua escrivaninha com o documento;
   7. Use o documento;
   8. Saia de sua escrivaninha e caminhe para o setor do arquivo;
   9. Abra a gaveta apropriada no arquivo certo;
   10. Ache a pasta de papéis apropriada na gaveta;
   11. Devolva o documento a sua pasta de papéis;
   12. E por fim, volte à sua escrivaninha.

 

No exemplo acima, nós fizemos uma descrição detalhada de uma rotina para encontrar um documento em um arquivo com documentos de uso comum de uma empresa. Foram listados doze passos para recuperar e rearquivar um único documento. Porém, em um sistema de arquivo as coisas nem sempre acontecem do modo que supomos. Por exemplo, considere o seguinte: O documento pode estar com outra pessoa, assim você não pode utilizar o documento.

Esta é uma dupla perda de produtividade: não só você é impossibilitado de completar a tarefa que requereu o documento, como foi necessário reagendar a tarefa para mais tarde em um momento mais conveniente. Entretanto, se a outra pessoa esqueceu que está com o documento, este pode levar algum tempo para ser devolvido. O documento poderia ser extraviado; isto lhe exigirá que execute uma procura manual nos locais onde o documento poderia ser logicamente achado. Por outro lado, alguém poderia ter arquivado o documento simplesmente onde fosse mais conveniente e não onde realmente deveria ser.

Se em sua empresa não é permitido que os documentos permaneçam em suas mesas, você terá que fazer uma cópia do documento. Esta cópia tem um custo que, ao final do mês, muitas vezes é alto. Além disso, para fazer a cópia do documento recém achado e a copiadora estiver ocupada, você terá que esperar enquanto a outra pessoa desocupe a máquina. Finalmente, você pode terminar com várias cópias do mesmo documento, ou com uma cópia antiga e desatualizada de um documento importante que foi modificado recentemente. Se os arquivos e as gavetas não são claramente identificados, você pode entrar em uma longa procura. Este é um problema encontrado quando ninguém foi designado para a manutenção do sistema de arquivos.

Qualquer telefonema recebido durante o tempo em que você está longe de sua escrivaninha permaneceria sem resposta ou terminaria em correio de voz.

O correio de voz, enquanto conveniente, requer que todas as outras atividades sejam paradas enquanto as mensagens são escutadas e anotadas.

Enquanto muitas das frustrações individuais listadas acima podem não parecer tão problemáticas, a quantidade de tempo consumida mensalmente por cada pessoa em uma empresa que apresenta estas situações poderá ser considerável.